Afspraken in een CPO en MPO

In het blog van vorige week ben ik ingegaan op de mogelijkheden om prettig samen te werken in een CPO of andere vorm van meervoudig opdrachtgeverschap. Degenen met wie je in het proces zit, zijn immers je toekomstige buren.
Maar behalve goed luisteren en elkaar respecteren is het óók belangrijk om dingen vast te leggen. Zelfs wanneer je met goede vrienden een samenwerking start is dit van belang. Of misschien zelfs wel juist als je er met goede vrienden in stapt. Hoe boeiend en leuk het hele CPO-proces ook is, vaak komt ergens een moment dat er een conflict ontstaat over een te maken keuze. En wanneer in het verleden al afgesproken is over hoe met conflicten om te gaan, of over welke doelen nagestreefd worden, kan daarop teruggevallen worden om een conflict sneller op te lossen. Zodat het in ieder geval niet escaleert of persoonlijk wordt.
Dus voor het behoud van een prettige relatie tussen alle leden van het collectief is het raadzaam om een aantal dingen samen vast te leggen. In dit blog gaat het daar over.

Doelen stellen
In het blog van vorige week heb ik het gehad over het belang van verwachtingenmanagement. Hoe dichter de verwachtingen liggen bij de werkelijkheid, hoe minder teleurstelling. Wanneer het proces aan de verwachtingen voldoet is er minder reden tot het ontstaan van een conflict. Het is dus belangrijk dat de verwachtingen aan elkaar worden uitgesproken. Hiervoor zal je de tijd moeten nemen. Het is de eerste stap in een samenwerking die een paar jaar gaat duren en wanneer je het goed aanpakt, heb je er ook na oplevering van de woning veel plezier van.

De verwachtingen kunnen omgezet worden in na te streven doelen. Doelen kunnen zijn: iedere woning aangesloten op een eigen energiebron, of: de goedkoopst mogelijke woning. Of: een grote gezamenlijke ruimte. Ook kunnen doelen per thema afgesproken worden bijvoorbeeld over buitenverlichting: iedereen buitenlampen uit dezelfde ontwerpfamilie, of over de tuinen: iedereen dezelfde perceelsbegrenzing. Of juist keuzevrijheid: iedereen bepaalt alles zelf. De verwachtingen zoals die geïnventariseerd zijn, helpen hier om te bepalen wat dus belangrijk voor iedereen is en waarover doelen geformuleerd kunnen worden.

Overigens is keuzevrijheid niet onbeperkt. De regels van uit de gemeente zoals het bestemmingsplan en de Welstandsnota spelen hier ook een rol in. Niet alle keuzes zijn aan de bouwers.

Onderscheid tussen wel en niet collectief
Sommige verwachtingen zijn collectief en sommige verwachtingen zijn heel persoonlijk. Dat heeft uiteindelijk zijn weerslag op de doelen: niet alle doelen hoeven gezamenlijke vastgelegd te worden. Hierbij is het erg belangrijk om de grens te bepalen van wat collectief is en wat privé.

Als CPO heb je hierbij de mogelijkheid om hierbij bijzondere keuzes te maken. Zo kan in het ontwerp al rekening gehouden worden met bepaalde gedeelde voorzieningen zoals bijvoorbeeld een gezamenlijk washok. Of een plaats waar gezamenlijke apparaten geplaatst worden. Een wasmachine of een grasmaaier wordt in een gemiddeld gezin tenslotte niet dagelijks 24 uur gebruikt. Waarom dan niet delen?

Afspraken over het procespen_writing-pad
Behalve afspraken over de inhoud – de doelen en verwachtingen – is het ook belangrijk om afspraken te maken over de wijze waarop het proces doorlopen worden. Hoe worden beslissingen genomen? De meerderheid beslist? Of is het beter om pas een beslissing te nemen als iedereen het ergens mee eens is? Heeft er iemand veto-recht? En weegt de mening van een deelnemer met meer eigendom (bijvoorbeeld degene die drie kavels heeft afgenomen) zwaarder (drie keer zo zwaar) dan die van de anderen? Wat te doen als iemand echt niet kan leven met een beslissing?
Vragen waar je over na moet denken en afspraken over moet maken.

Andere mogelijke procesafspraken zijn:

  • Welke rechtsvorm worden we?
  • Hoe vaak vergaderen we?
  • In welke samenstelling wordt er vergaderd?
  • Wat gebeurt er met je stem als je niet aanwezig kunt zijn?
  • Wat te doen met spoedbeslissingen?
  • Wie heeft met wie contact? Bijvoorbeeld wie spreekt met de gemeente, met de nutsbedrijven etc.
  • Wie zorgt voor goede archivering?

Met name bij het derde punt is het handig om voor grotere onderwerpen te werken met inhoudelijke werkgroepen. Een werkgroep “Aannemer” kan binnen de werkgroep de selectie van de aannemer helemaal voorbereiden. Wat er voorbereid is kan dan binnen de collectieve vergadering uitgelegd worden waardoor het nemen van de beslissing een formaliteit kan zijn. Dit zorgt voor snelheid en efficiënte vergaderingen in het hele proces.

Een goede taak- en rolverdeling
In het bovenstaande afsprakenlijstje is al een aantal rollen zichtbaar. Het is geen verplichting maar het schept duidelijkheid, efficiëntie en rust wanneer rollen aan personen worden toegewezen. Daarmee is duidelijk waar je verantwoordelijk voor bent en waarvoor niet. Het voorkomt dat mensen dingen dubbel doen en ook dat veel overlegd moet worden omdat alle beslissingen gezamenlijk genomen moeten worden.

Het is prettig wanneer er iemand verantwoordelijk is voor de organisatie van de vergaderingen. Ook is het prettig als er één of meerdere personen aangewezen worden als contactpersoon. Of als archivaris. Of als lid van werkgroep X.
Maak duidelijk welke rollen er zijn en welke persoon de rol vervult. Maak ook afspraken wat er gebeurt wanneer iemand zijn rol niet goed genoeg invult, om wat voor reden dan ook.

Procesbegeleiding
Het bouwen van je eigen woning, alleen of met meerderen, blijft een ingewikkeld proces. Het kan daarom verstandig zijn om de begeleiding van het hele proces door een professioneel begeleidingsbureau te laten doen. Veel gemeenten stellen dit zelfs als voorwaarde om deel te kunnen nemen aan het CPO. En veel overheden stellen voor dit onderdeel subsidie ter beschikking. Los van de verplichting: een begeleidingsbureau kan je veel zorgen uit handen nemen. Ook kan hij een aantal van de rollen die hierboven genoemd zijn op zich nemen. Te denken valt aan voorzitter en organisator van vergaderingen. Of als contactpersoon naar de gemeente, architect en aannemer. Waar het voor de meeste CPO-deelnemers de eerste keer is dat zij in dit proces actief zijn, heeft de begeleider het al vaker gedaan en ligt zijn achtergrond vaak ook al in de bouw.

Vastleggen, vastleggen, vastleggen
Het betoog hierboven heeft tot doel vooraf zoveel mogelijk afspraken vast te leggen om later in het proces op terug te kunnen grijpen.
Afhankelijk van de rechtsvorm die je kiest, heb je de keuze om dingen vast te leggen. Bij een vereniging bijvoorbeeld moet gewerkt worden met statuten en is bijvoorbeeld sprake van een verplichte jaarlijkse algemene ledenvergadering. Welke vorm je ook kiest of moet kiezen: leg alle doelen en procesafspraken goed vast. Het kan je veel vertraging en onenigheid verderop in het proces besparen!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *